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学校プリント、医療の領収書、保険・住宅関連の書類、明細、保証書……気づけばリビングに“紙の地層”。
本記事は、私（40代・子あり）が2年かけて試行錯誤して完成させた「仕分け → スキャン → OCR → 命名 → クラウド保存 → 原本の扱い」の
家庭向けワークフローを、そのまま真似できるテンプレつきで公開します。
目的は「探す時間ゼロ」「期限を逃さない」「家族も使える」。すべて週末30分で回せる設計です。
1｜まず決める3原則（探さない暮らしの設計図）
- 入口を1つに集約…紙が家に入る“入口”を決め、受け取りボックス以外に置かない。カゴはA4縦入れタイプ推奨。
- 探さず検索…分類ではなく検索で辿り着く設計に。命名ルールとOCRで“言葉”から探す。
- 人に依存しない…家族も同じ操作でできるUIに。シール・ラベル・図解を多用し、属人化を撲滅。
2｜全体フロー（5ステップ）と作業時間の目安
- 受け取り箱に集約（毎日：秒）
- 一次仕分け（週1：10分）…要保存／要タスク／破棄の3択のみ
- スキャン＆OCR（週1：10分）…スマホ or ドキュメントスキャナー
- 命名→クラウド保存（週1：8分）…テンプレ短縮入力
- 原本の保管／破棄（週1：2分）…原本必須はバインダーへ
“30分で終わらない”ときは、写真だけ撮って「99_一時」へ。次回まとめて命名すればOK。
3｜必要な道具と選び方（スマホ運用／スキャナー運用）
3-1 スマホ運用の強みと弱み
| 項目 | スマホスキャン | ドキュメントスキャナー |
|---|---|---|
| スピード | 1枚ずつ（◯） | 大量連続（◎） |
| 画質/歪み補正 | アプリ次第（◯） | 自動補正（◎） |
| 学習コスト | 低い（◎） | 初期設定あり（◯） |
| 費用 | アプリ無料〜少額（◎） | 本体コストあり（△） |
私は「学校プリント・領収書＝スマホ」「契約書・確定申告系＝スキャナー」と使い分け。
3-2 アプリ／スキャナー選定チェック
- 自動台形補正・自動連写・一括OCRがある
- クラウド連携（指定フォルダ直送）
- PDF結合・ページ順入れ替えが簡単
- 家庭内複数端末から同じフォルダを参照可能
4｜検索で一発ヒット！ファイル命名ルール
家族で共通の“口に出して読める”名前にします。
おすすめは「日付_カテゴリ_サブカテゴリ_件名」。迷ったら件名の前に“固有名詞”を入れる。
YYYYMMDD_カテゴリ_サブカテゴリ_件名.pdf 例）20250811_学校_連絡_二学期持ち物.pdf 例）20250405_医療_領収書_◯◯小児科_花粉症診療.pdf 例）20250315_お金_保険_火災保険_更新通知.pdf
- 日付は発行日優先。なければ受領日。
- 無理に短縮せず、検索ワードになりうる名詞は入れる（病院名、イベント名など）。
- 繰り返し物（検診・検査）は「YYYYMM」で系列検索しやすく。
5｜家族で迷わないフォルダ設計（配布可テンプレ）
“分類の迷い”を減らすため、上位は少なく、下位でゆるく受ける。我が家の例：
- 01_学校
- 連絡
- 行事
- 成績
- 証明
- 02_お金
- 保険
- 税金
- 請求書
- 給与/年末調整
- 03_医療
- 領収書
- 検査結果
- 予防接種
- 04_住まい
- 契約
- 修繕
- 家電保証
- 05_趣味/イベント
- 99_一時（30日で空にする運用）
6｜書類タイプ別の扱い方（保存／破棄の目安と罠）
| 種類 | おすすめ形式 | 原本の扱い | 保管の目安 | ひっかけ注意 |
|---|---|---|---|---|
| 学校プリント | PDF＋OCR | 不要なら破棄 | 学期末まで | 行事の持ち物リストはカレンダーにも転記 |
| 医療領収書 | PDF＋家計台帳 | 確定申告要件に応じて保管 | 年度末まで〜数年 | 同一病院で月次合算を作ると楽 |
| 保険・契約 | 原本保管 | 更新・解約まで | 更新月のリマインド必須 | |
| 家電保証書 | PDF＋写真 | 原本保管（必要に応じて） | 保証期間＋1年 | 購入日・店舗・シリアル写真も同梱 |
| 税金・年末調整 | 原本保管推奨 | 法定期間 | 制度変更に注意（最新情報を確認） |
※法令や制度は変更されることがあります。詳細は最新の公的情報をご確認ください。
7｜週末30分ルーティンの実例（タイマーで回す）
- 10分：一次仕分け
受け取り箱→「要保存／要タスク／破棄」。
要タスクはすぐスマホで撮影し「99_一時」へ入れつつ、家族カレンダーに締切を記入。 - 10分：スキャン＆OCR
学校プリントはまとめて1PDF化。病院領収書は月ごと連結。 - 8分：命名→保存
YYYYMMDD_カテゴリ_サブカテゴリ_件名のテンプレをテキスト拡張で短縮入力。 - 2分：原本処理
原本が必要なものはバインダーへ、不要は保護スタンプ→廃棄。
8｜自動化レシピ（通知・期限管理・自動削除）
- 期限系プリント：撮影後、カレンダーに「[学校]◯◯提出」で登録。前日19:00に通知。
- 「99_一時」整理の促し：毎週土曜9:00に“週末30分”の通知。
- 一時フォルダの自動整理：30日以上前のPDFを“カテゴリ推測タグ”で提案（手動整理でOK）。
提案ルール例（人力でも十分）： ・件名に「検診」「予防接種」→ 03_医療/検査結果 ・件名に「持ち物」「提出」→ 01_学校/連絡 ・件名に「更新」「継続」→ 02_お金/保険
9｜セキュリティ＆バックアップ（家庭版ゼロトラスト）
- クラウドは家族アカウントを分離…編集権限は最小限、閲覧共有で十分。
- 2段階認証（MFA）を必ずON…SMSより認証アプリ推奨。
- バックアップは“3-2-1”…
データ3つ／異なる媒体2つ／別拠点1つ（クラウド＋外付け）。 - 端末の基本…自動ロック、パスコード、OS更新、紛失時の遠隔ワイプ。
- 共有リンクの期限…無期限リンクは作らない。
10｜やりがちな失敗10選と回避策
- 分類を細かくしすぎる → 上位はざっくり、下位で救済
- 命名が毎回ブレる → テンプレとテキスト拡張
- 写真だけで終わる → “99_一時”と週末通知
- 原本を全部捨てる → 法定保存と保証は原本残す
- 家族に共有していない → ラベルと家族ガイド1枚
- OCRをサボる → 検索性が命。まとめてOCR
- 入口が複数 → 受け取り箱を“唯一”に
- フォルダが闇鍋 → “99_一時”を掃除する日を固定
- 共有リンクが野放し → 期限・パスワード設定
- 紙の写真が暗い/斜め → 日中・机・真上から／自動補正ON
11｜FAQ：よくある質問
Q1. スマホだけで十分ですか？
日常運用は十分。ただし“分厚い契約書”“年度末の大量書類”はスキャナーが速いです。
Q2. PDFと画像、どちらで保存？
基本はPDF。複数ページ結合・注釈・印刷整形に強いから。写真は補助（家電のシリアル写真など）。
Q3. 原本を捨てて大丈夫？
保証や契約など原本が求められるケースがあります。自己判断で破棄せず、迷ったら原本保管。
Q4. 家族が命名を間違えます…
“とりあえず 99_一時 に入れてOK”の許可を。週末にまとめてあなたが命名すれば流れは止まりません。
Q5. 紙が多い時期はどう回す？
「撮る→一時→あとで命名」の二段構え。完璧主義を捨て、途切らせないことを最優先に。
12｜すぐ使える配布テンプレ（コピペOK）
12-1 命名テンプレ（テキスト拡張に登録）
yyyyMMdd_学校_連絡_＿＿＿＿.pdf yyyyMMdd_医療_領収書_＿＿＿＿病院＿＿＿＿科.pdf yyyyMMdd_お金_保険_＿＿＿＿保険_更新通知.pdf yyyyMMdd_住まい_家電保証_＿＿＿＿_領収書.pdf
12-2 書類台帳（CSV例：家計簿やスプレッドシートに）
日付,カテゴリ,サブカテゴリ,件名,金額,メモ,原本(要/不要) 2025-08-11,医療,領収書,◯◯小児科 花粉症診療,3500,家族A,要 2025-08-09,学校,連絡,二学期の持ち物,0,水筒/上履き,不要
12-3 家族向けワンシート（掲示用）
紙の扱い方（家族ルール）
1) 紙はぜんぶ玄関の「受け取り箱」へ。
2) 緊急・期限つきは、受け取り箱に入れる前にスマホで撮影。
3) どこに入れて良いか迷ったら「99_一時」へ。
4) 提出期限は家族カレンダーに登録（前日19時の通知付）。
5) 原本が必要か迷ったら、捨てずに“バインダー”へ。
13｜おすすめアイテム（計測・時短・クラウド）
時短スキャナーをチェック
クラウドプランを見る
個人情報保護スタンプ
14｜注意書きと補足
- 法定保存期間・提出方法は制度やルールにより異なります。必ず最新の公的情報・約款をご確認ください。
- クラウド共有は権限・リンク期限・二段階認証を設定し、家族にも“情報の大切さ”を説明しましょう。
- バックアップは必ず複数系統で。機器故障・誤削除・アカウントロックのリスクを前提に設計します。
本記事は筆者の実践に基づく運用例です。制度・仕様は変更される場合があります。各サービスの最新情報・注意事項をご確認のうえ自己責任でご利用ください。
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